Εταιρική Διακυβέρνηση και Διαφάνεια

Το Διοικητικό Συμβούλιο της HELLENiQ ENERGY διαθέτει την κατάλληλη σύνθεση και πολυμορφία, καθώς και τον απαραίτητο συνδυασμό εκτελεστικών, μη εκτελεστικών και ανεξάρτητων μη εκτελεστικών μελών, σύμφωνα με την εγκεκριμένη πολιτική καταλληλόλητας αναφορικά με το φύλο, την επάρκεια των γνώσεων και τις δεξιότητες, τους τομείς δραστηριότητας και την εμπειρία των μελών.

Η επιλογή των υποψήφιων μελών του Διοικητικού Συμβουλίου διενεργείται σύμφωνα με τα κριτήρια που ορίζονται στην «Πολιτική Καταλληλότητας» της HELLENiQ ENERGY, η οποία είναι πλήρως εναρμονισμένη με τις ισχύουσες διατάξεις της ελληνικής νομοθεσίας. Σκοπός της Πολιτικής είναι ο καθορισμός των βασικών αρχών προς την Επιτροπή Υποψηφιοτήτων για την επιλογή, την ανανέωση της θητείας και την αντικατάσταση των μελών του Διοικητικού Συμβουλίου, καθώς και των κριτηρίων που έχουν τεθεί για τον σκοπό αυτό.

Η HELLENiQ ENERGY έχει καθιερώσει, διατηρεί και εφαρμόζει «Πολιτική Αποδοχών» των μελών Διοικητικού Συμβουλίου, η οποία ευθυγραμμίζεται με την επιχειρηματική στρατηγική, τους στόχους και τη βιωσιμότητά της. Η Πολιτική Αποδοχών εγκρίθηκε με την απόφαση της Έκτακτης Γενικής Συνέλευσης των μετόχων της HELLENiQ ENERGY με ημερομηνία 20 Δεκεμβρίου 2019 και τροποποιήθηκε με απόφαση της Τακτικής Γενικής Συνέλευσης των μετόχων της 30ης Ιουνίου 2021. Η Έκθεση Αποδοχών του έτους 2023 είναι διαθέσιμη στην εταιρική ιστοσελίδα του Ομίλου, η οποία και θα εγκριθεί κατά την Τακτική Γενική Συνέλευση που θα λάβει χώρα στις 27 Ιουνίου 2024.

Επιπρόσθετα, η HELLENiQ ENERGY διαθέτει και εφαρμόζει Πολιτική και Διαδικασία Αξιολόγησης του Διοικητικού Συμβουλίου, ενώ και ο Κανονισμός Λειτουργίας του Διοικητικού Συμβουλίου, ο οποίος έχει υιοθετηθεί από την εταιρεία, προβλέπει την αξιολόγηση της αποτελεσματικότητας του Διοικητικού Συμβουλίου (ως συλλογικού οργάνου), των επιτροπών του καθώς και των μεμονωμένων μελών τους ετησίως, ενώ – ανά τριετία – προβλέπεται η αξιολόγηση αυτή να διενεργείται από εξωτερικό σύμβουλο.

Οι αρμοδιότητες της Διοίκησης και του Διοικητικού Συμβουλίου της HELLENiQ ENERGY προσδιορίζονται στο Καταστατικό, καθώς και στον Κανονισμό Λειτουργίας της εταιρείας, ο οποίος περιγράφει τον ρόλο και τις αρμοδιότητες των Επιτροπών του Διοικητικού Συμβουλίου. Περισσότερες πληροφορίες είναι διαθέσιμες στην ενότητα Δ7 (σελ. 57) της «Δήλωσης Εταιρικής Διακυβέρνησης» της Ετήσιας Οικονομικής Έκθεσης 2023.

Το Διοικητικό Συμβούλιο έχει συστήσει πέντε (5) επιτροπές για την αναβάθμιση της λειτουργίας του και την ενίσχυση της αποτελεσματικότητάς του στην επίτευξη των εταιρικών στόχων και την εύρυθμη λειτουργία της HELLENiQ ENERGY. Περισσότερες πληροφορίες αναφορικά με τις επιτροπές είναι διαθέσιμες στην Ετήσια Οικονομική Έκθεση 2023.

Η Επιτροπή Βιώσιμης Ανάπτυξης συνδράμει το Διοικητικό Συμβούλιο στην ενίσχυση της μακροπρόθεσμης δέσμευσης της HELLENiQ ENERGY για τη δημιουργία αξίας και στους τρεις πυλώνες της βιώσιμης ανάπτυξης (οικονομία, περιβάλλον και κοινωνία) και επιβλέπει την εφαρμογή υπεύθυνης και ηθικής επιχειρηματικής συμπεριφοράς, σε θέματα περιβάλλοντος, κοινωνίας και διακυβέρνησης (ESG).

Η Επιτροπή είναι αρμόδια:

• για την εποπτεία του προσδιορισμού των ενδιαφερομένων μερών και των τρόπων επικοινωνίας μαζί τους, συμπεριλαμβανομένης της κατανόησης των συμφερόντων τους,
• του εντοπισμού και καθορισμού των ουσιαστικών θεμάτων του Ομίλου,
• την εφαρμογή της πολιτικής βιώσιμης ανάπτυξης και των δεσμεύσεων που περιέχονται σε αυτή, καθώς και
• την παροχή καθοδήγησης στις επιμέρους πτυχές/ πυλώνες υλοποίησης της εν λόγω πολιτικής, όπως για παράδειγμα η υγεία και η ασφάλεια, το περιβάλλον και η κλιματική αλλαγή, η κοινωνία, αλλά παράλληλα και τους κινδύνους που σχετίζονται με αυτές.

Οι σχετικές δεσμεύσεις της HELLENiQ ENERGY και των εταιρειών του Ομίλου αναφέρονται στην πολιτική υγείας, ασφάλειας, περιβάλλοντος και βιώσιμης ανάπτυξης, η οποία περιλαμβάνεται στον Κανονισμό Λειτουργίας.

Παράλληλα, η Εκτελεστική Επιτροπή έχει, τόσο συμβουλευτικό και εισηγητικό χαρακτήρα, όσο και εκτελεστικό, στον βαθμό που της ανατίθενται συγκεκριμένες εκτελεστικές αρμοδιότητες από το Διοικητικό Συμβούλιο και, κατ’ επέκταση, την Επιτροπή Βιώσιμης Ανάπτυξης για τα σχετικά θέματα. Επεξεργάζεται και διαμορφώνει θέματα στρατηγικού χαρακτήρα εφ’ όλων των τομέων επιχειρηματικών δραστηριοτήτων του Ομίλου και των θυγατρικών εταιρειών, εσωτερικού και εξωτερικού. Ενδεικτικά (και όχι περιοριστικά) οι κύριες αρμοδιότητες της Εκτελεστικής Επιτροπής είναι:

Στον Κώδικα Δεοντολογίας της HELLENiQ ENERGY προσδιορίζονται οι βασικές αρχές ηθικής και δεοντολογίας που διέπουν τη δραστηριότητα του Ομίλου στην Ελλάδα και στο εξωτερικό. Επιπρόσθετα, καθορίζεται ο τρόπος και τα απαραίτητα εργαλεία λειτουργίας της εταιρείας, τα οποία απαιτούνται για να επιτευχθούν οι επιχειρηματικοί της στόχοι, με τελικό σκοπό τη διασφάλιση της βιώσιμης ανάπτυξής της. Ο Κώδικας Δεοντολογίας είναι δεσμευτικός για όλους τους εργαζομένους του Ομίλου στην Ελλάδα και το εξωτερικό και έχει μεταφραστεί σε όλες τις γλώσσες των χωρών που δραστηριοποιείται ο Όμιλος, καθώς και στην αγγλική, ενώ είναι διαθέσιμος μέσω του εσωτερικού ιστότοπου (intranet), καθώς και μέσω της εταιρικής ιστοσελίδας του Ομίλου. Ο Κώδικας Δεοντολογίας δεσμεύει επίσης κάθε φυσικό πρόσωπο ή φορέα που συναλλάσσεται με τις εταιρείες του Ομίλου.

Η διαρκής δέσμευση όλων των μερών του Ομίλου στον Κώδικα Δεοντολογίας, διασφαλίζεται μέσω επαναλαμβανομένων και σε τακτική βάση διαδικασιών αποδοχής των δεσμεύσεων του Κώδικα. Η συνεχής τήρηση των διαδικασιών επαναβεβαίωσης των δεσμεύσεων του Κώδικα από τους εργαζόμενους υλοποιείται μέσω της Γενικής Διεύθυνσης Ανθρωπίνου Δυναμικού και Διοικητικών Υπηρεσιών Ομίλου. Παράλληλα, η Υπηρεσία Κανονιστικής Συμμόρφωσης είναι επιφορτισμένη να μεριμνά για την ορθή και αποτελεσματική εφαρμογή του, για την παροχή συμβουλών σύμφωνα με τις προβλέψεις του Κώδικα, αλλά και για τη διερεύνηση αναφορών ή καταγγελιών για περιστατικά παραβίασής του, ενώ η εσωτερική δομή και εταιρική διακυβέρνηση της HELLENiQ ENERGY και των θυγατρικών της προβλέπουν επαρκείς ασφαλιστικές δικλείδες, συμπράξεις δύο ή και περισσοτέρων προσώπων, εσωτερικές εγκρίσεις και ελέγχους, ώστε να προλαμβάνονται φαινόμενα μη σύννομης λειτουργίας ή/και διαφθοράς.

Κατά την εφαρμογή του Κώδικα Δεοντολογίας για δεκατρία συναπτά έτη, λαμβάνει χώρα συνεχής και εκτεταμένη εκπαίδευση, καθώς και επιμόρφωση των στελεχών και των εργαζομένων της HELLENiQ ENERGY, συμπεριλαμβανομένων των θυγατρικών της, στο περιεχόμενο, τις βασικές αρχές και δεσμεύσεις του Κώδικα, ενώ παράλληλα αποτελεί μέρος της εισαγωγικής προαπαιτούμενης εκπαίδευσης των νεοπροσληφθέντων.

Ο αναθεωρημένος Κώδικας Δεοντολογίας αναμένεται να τεθεί σε εφαρμογή εντός του έτους 2024, στο πλαίσιο της ευρύτερης αναθεώρησης του συστήματος εταιρικής διακυβέρνησης προς συμμόρφωση με τις νεότερες νομοθετικές εξελίξεις, κυρίως αναφορικά με την εταιρική διακυβέρνηση, την πρόληψη και καταστολή της νομιμοποίησης εσόδων από εγκληματικές δραστηριότητες και την καταπολέμηση της διαφθοράς.

Παράλληλα ενισχύεται η προστασία των προσώπων που αναφέρουν ή αποκαλύπτουν πληροφορίες τις οποίες απέκτησαν σε εργασιακό πλαίσιο και αφορούν παράνομες πράξεις (Whistleblowing) και προβλέπεται η επέκταση των διαύλων επικοινωνίας για την αναφορά παραβάσεων. Σε εφαρμογή των διατάξεων του Ν. 4990/2022 για την προστασία των προσώπων που αναφέρουν παραβάσεις του δικαίου της Ευρωπαϊκής Ένωσης (Whistleblowing), έχει καταρτιστεί και τεθεί σε εφαρμογή η σχετική Πολιτική (εντός του 2024).

Αντίστοιχα, το 2022 ολοκληρώθηκε η κατάρτιση της Πολιτικής για την Καταπολέμηση της Βίας και της Παρενόχλησης στην εργασία, σύμφωνα με τις διατάξεις του Ν. 4808/2021.

Οι Γενικές Διευθύνσεις και οι Διευθύνσεις της HELLENiQ ENERGY, στοχεύοντας στην εύρυθμη, αποτελεσματική και με διαφάνεια λειτουργία της εταιρείας, καταρτίζουν εντός του πλαισίου Κανονιστικής Συμμόρφωσης, πολιτικές και διαδικασίες που υπάγονται στο Επιχειρησιακό Σύστημα Οργάνωσης (Ε.Σ.Ο.), των οποίων η έγκριση λαμβάνει χώρα ανάλογα με το περιεχόμενο και το πεδίο εφαρμογής τους από τη Διοίκηση του Ομίλου ή/και από τα Διευθυντικά Στελέχη των οργανωτικών μονάδων ή των θυγατρικών εταιρειών, σύμφωνα με την ισχύουσα Πολιτική Εφαρμογής Ε.Σ.Ο.

Η Διεύθυνση Φορολογικών και Τελωνειακών Ομίλου (ΔΦ&ΤΟ) διαχειρίζεται, συντονίζει, παρακολουθεί και ελέγχει κεντρικά το σύνολο των φορολογικών και τελωνειακών θεμάτων για όλες τις εταιρείες του Ομίλου στη χώρα, ενώ επίσης είναι υπεύθυνη για όλες τις αντίστοιχες δικαιοδοσίες στα κράτη που δραστηριοποιείται ο Όμιλος. Η ΔΦ&ΤΟ εξασφαλίζει την τήρηση της φορολογικής και τελωνειακής νομοθεσίας, εκπληρώνει τις ρυθμιστικές απαιτήσεις συμμόρφωσης, καθορίζει το απαιτούμενο πλαίσιο λειτουργίας για διαφάνεια και έλεγχο, τόσο στην Ελλάδα όσο και στην αλλοδαπή, σύμφωνα με το εκάστοτε ισχύον θεσμικό πλαίσιο και τις πρακτικές και πολιτικές του Ομίλου, σε στενή συνεργασία με τις αρμόδιες Αρχές και Υπηρεσίες.

Ειδικά στην Ελλάδα, όπου βρίσκονται οι κύριες δραστηριότητες του Ομίλου και η μητρική εταιρεία, η φορολογική συμμόρφωση επιβεβαιώνεται ετησίως και μέσω της λήψης φορολογικών πιστοποιητικών για κάθε εταιρεία, τα οποία εκδίδουν οι ορκωτοί ελεγκτές μετά από έλεγχο και είναι πάντα με «γνώμη χωρίς επιφύλαξη».

Η ΔΦ&ΤΟ επιτελεί παράλληλα χρέη φορολογικού συμβούλου στον Όμιλο, με την παροχή καθοδήγησης μέσω προτάσεων και οδηγιών, παρακολουθώντας άμεσα τις εξελίξεις και τις διαρκείς αλλαγές του αντίστοιχου θεσμικού/ ρυθμιστικού πλαισίου που διέπει τη λειτουργία του Ομίλου. Επιπλέον, συμμετέχει ενεργά σε επιτροπές και φορείς για τη διαβούλευση και υποβολή πρόσθετων προτάσεων και προσαρμογών, προς τις αρμόδιες υπηρεσίες. Τέλος, αξιοποιεί κατάλληλα το πλαίσιο για τη βελτιστοποίηση των φορολογικών ταμειακών ροών και επιστροφών, ενώ εξετάζει παράλληλα την υπαγωγή επενδύσεων στο πλαίσιο αναπτυξιακών νόμων, με στόχο τη βέλτιστη συνολική διαχείριση των φορολογικών και τελωνειακών θεμάτων σε όλα τα επίπεδα, λαμβάνοντας υπ’ όψιν τις αντίστοιχες επιπτώσεις, κινδύνους και ευκαιρίες.

Η HELLENiQ ENERGY έχει υιοθετήσει Πολιτική Ανταγωνισμού και έχει συντάξει εγχειρίδιο συμμόρφωσης από το 2018. Η Πολιτική Ανταγωνισμού αποτυπώνει τη διαρκή δέσμευση της HELLENiQ ENERGY να συμμορφώνεται με τις επιταγές της ελληνικής και της ευρωπαϊκής νομοθεσίας ανταγωνισμού, καθώς και των εθνικών νομοθεσιών των χωρών στις οποίες δραστηριοποιείται.

Περαιτέρω, η Πολιτική Ανταγωνισμού δίνει τη δυνατότητα στα μέλη της Διοίκησης, τα στελέχη και τους εργαζόμενους της HELLENiQ ENERGY και των θυγατρικών της να κατανοήσουν τους θεμελιώδεις κανόνες που διέπουν το Δίκαιο του Ανταγωνισμού και την επίδραση των κανόνων αυτών στην καθημερινή λειτουργία του Ομίλου και στη διαμόρφωση των επιχειρηματικών πρακτικών του.

Η Πολιτική Ανταγωνισμού και το εγχειρίδιο συμμόρφωσης αναθεωρήθηκαν τον Σεπτέμβριο του 2023, με σκοπό την προσαρμογή τους στις πρόσφατες τροποποιήσεις της νομοθεσίας, αξιοποιώντας τις σχετικές Κατευθυντήριες Γραμμές που εξέδωσε η Επιτροπή Ανταγωνισμού (ΕΑ).

Η υλοποίηση των επιχειρηματικών στόχων της HELLENiQ ENERGY, καθώς και η λειτουργία και η οικονομική δραστηριότητα του Ομίλου συνολικά, λαμβάνει χώρα σε συμφωνία με τους κανόνες του Δικαίου Ανταγωνισμού, συμβάλλοντας έτσι στη βιώσιμη ανάπτυξή του, αλλά και στην ενίσχυση της ανταγωνιστικότητάς του Ομίλου. Παράλληλα αποτρέπονται τυχόν παραβάσεις της νομοθεσίας περί ανταγωνισμού, οι οποίες θα μπορούσαν να βλάψουν τη φήμη του Ομίλου και να εκθέσουν είτε τον Όμιλο, είτε κάποιον εργαζόμενο μεμονωμένα σε κίνδυνο βαρύτατων κυρώσεων.